Verbeter het calculatieproces van uw productiebedrijf (en waarom dat van vitaal belang is)

Of u nou standaardproducten of maatwerk maakt, adequaat calculeren is van vitaal belang voor elk productiebedrijf. Net als een brede blik op uw organisatie om de juiste conclusies te verbinden aan uw calculaties. In deze blog legt Marjanne Messie uit waarom. Verder geeft ze u tips voor het verbeteren van uw calculatieproces.

Adequaat calculeren is van vitaal belang voor elk productiebedrijf. Om vooraf accuraat in te schatten of een product of project bij de organisatie past. Wat de kostprijs is, hoe hoog de verkoopprijs dan wordt en of u er ook winst uit kunt halen. Adequaat vooraf calculeren betekent dat u achteraf kunt berekenen hoe goed die inschatting was, of de fabriek efficiënt heeft gedraaid, of alle mensuren optimaal zijn benut. En het geeft ook een leereffect om het productieproces voor volgende batches of maatwerkproducten van inkoop tot oplevering aan te scherpen.

Elk project kent zijn eigen onzekerheden

De mate waarin een productieproces calculeerbaar is, is onder andere afhankelijk van de branche, het type bedrijf, het type product en het project. Bij repeterende productie is het relatief eenvoudig om een calculatie te maken op basis van ervaring en deze elke keer verder te verfijnen. Al kan er ook bij standaardproductie om talloze redenen sprake zijn van afwijkingen. Grotere projecten en maatwerk kennen meer onzekerheden: van het duidelijk krijgen wat de klant wil en het bedenken van een ontwerp tot de technische uitvoerbaarheid en eventuele aanvullende randvoorwaarden (wet- en regelgeving, certificeringen, inspecties, kwaliteitskeurmerken en dergelijke). Dit maakt adequaat calculeren vaak behoorlijk uitdagend.

Het ‘ideale plaatje’: voor- en nacalculatie

Ideaal gezien bestaat adequaat calculeren uit een voor- en een nacalculatie. Dat lukt bij een standaardproject beter dan bij een maatwerkproject dat samen met de klant wordt ontwikkeld. Toch is het belangrijk om die calculaties wel te maken. U leert er altijd iets van.

Nu hoor ik u denken “Ik weet prima wat een stukje hout doorzagen kost aan handelingen, tijd en geld. Dat hoef ik niet telkens achteraf nogmaals uit te rekenen.” Daar heeft u in principe gelijk in, behalve als het een keer niet blijkt te kloppen. Dan wilt u juist weten wat er is misgegaan om dit een volgende keer te voorkomen. Uiteindelijk blijft alles toch mensenwerk. Mensen zitten niet elke dag even goed in hun vel, wat uiteraard impact op uw productie heeft. Adequaat calculeren, bijvoorbeeld door gestandaardiseerde programma’s te gebruiken, helpt u hier inzicht in te krijgen en minder afhankelijk te worden van de ‘mensfactor’. 

Wat levert adequaat calculeren uw productiebedrijf op?

1. Hogere voorspelbaarheid van uw productieproces en daardoor betere productieplanning.
2. Beter risicomanagement: in plaats van de gevolgen van risico’s herstellen komt de focus meer te liggen op risico’s vooraf verminderen of zelfs voorkomen. 
3. Kostenbeheersing of zelfs -besparing door efficiencyverbetering van uw productieproces. 
4. Gerichter sturen op het behalen van omzet- en/of groeidoelstellingen.
5. Betere informatie om strategische keuzes te maken, bijvoorbeeld ten aanzien van het aantal variaties dat u aanbiedt van een bepaald product.

Kijk altijd breder dan uw calculatieproces

Uw financiële afdeling krijgt hem vast wel eens, de vraag of ze ‘even’ naar het calculatiemodel kunnen kijken. Laten we eerlijk zijn: hét calculatiemodel bestaat niet. Calculeren is een proces, en een calculatiemodel is slechts een tool waar veel handmatig bewerkingen en kennis van mensen in zitten. Dit maakt het lastig om deze vraag plat te slaan. Het juiste calculatiemodel bepalen, houdt veel meer in dan simpelweg alles optellen en zorgen dat het sommetje klopt. Er is heel veel productkennis voor nodig. Elk productieproces is immers een combinatie van omstandigheden waaronder het product tot stand komt. Al deze omstandigheden moeten worden meegenomen in de calculaties. Daarom is een brede blik op uw organisatie onmisbaar bij het verbeteren van uw calculatieproces.

5 tips om uw calculatieproces te verbeteren

1. Wees u ervan bewust dat uw calculatieproces geen stand-alone activiteit van uw calculator is, maar veel afdelingen raakt. Besef dat het productieproces meerdere disciplines omvat en dat de calculatie die aan het begin wordt gemaakt hiervoor een solide basis moet vormen. 
2. Kijk voortdurend met een kritische blik naar uw rekenmodellen. De wereld verandert elke dag, dus de informatie die u meeneemt in uw rekenmodellen moet adequaat zijn. Zorg dat de rekenmodellen die u hanteert, regelmatig geactualiseerd worden. 
3. Selecteer een calculatiemethode die bij uw product, project of bedrijf past. Begin om de zoveel tijd opnieuw, ga terug naar de basis van uw calculatiemethode en bedenk wat de onderliggende redenen waren om deze methode te gebruiken. Dit helpt u beslissen of deze methode nog steeds de juiste is of beter aangepast kan worden. 
4. Verbeter de voorspelbaarheid van uw calculatieproces door meer met vaste kengetallen en modellen te gaan werken waar mogelijk.  
5. De traditionele calculator sterft uit, mensen die dit vak beheersen zijn steeds lastiger te vinden. Zorg daarom dat u minder afhankelijk wordt van de beschikbaarheid van personen. Denk na over hoe u het calculatieproces zoveel mogelijk kunt standaardiseren en digitaliseren.

CFO Capabel helpt u uw calculatieproces optimaliseren

Wilt u uw calculatieproces verbeteren, maar weet u niet hoe u dit het beste kunt aanpakken? Bij CFO Capabel hebben we veel ervaring met het optimaliseren van de calculatiemethodiek bij productiebedrijven. Neem gerust contact op met ons om te horen wat wij voor u kunnen betekenen.

Lees ook: Managementcontrol, wat grote bedrijven van het mkb kunnen leren

Marjanne Messie,
Partner CFO Capabel

Bekijk profiel

LinkedIn

Vragen? Neem contact op met ons. Of vul het contactformulier in en wij bellen u zo snel mogelijk terug.