IT Support Groep

In vijf jaar tijd stormachtig hard groeien en tot de conclusie komen dat het rendement achterblijft bij die groei. Dat overkwam IT Support Groep in Tilburg. Met Gerrit Tijdeman als parttime CFO leerden zij hun organisatie opnieuw vorm te geven, de structuur en verantwoordelijkheid duidelijk vast te leggen en beheerst te groeien.

Joost Merkx, directeur van IT Support Groep, vertelt hoe hij de samenwerking met CFO Capabel heeft ervaren.

De organisatie

“Bij IT Support Groep, gevestigd in Tilburg, helpen we MKB-ondernemingen met automatiseringsvraag-stukken, zowel op kantoor als in the cloud. Ons klantportfolio is heel divers: van accountantskantoren en groothandels tot huisartsen en garagebedrijven. In 2000 begonnen als een eenmanszaak telt ons bedrijf inmiddels dik 40 medewerkers.

En van een breed scala aan diensten in de beginjaren concentreren we ons nu op automatisering met behulp van Microsoftdiensten. Met name in de afgelopen vijf jaar is IT Support Groep stormachtig hard gegroeid, tot wel zo’n 20-30% groei per jaar in omzet én mensen.“

De aanleiding

“Als je organisatie groeit, wil je uiteraard ook het rendement verhogen om het bedrijf klaar te maken voor toekomst. Dit ging eigenlijk altijd wel goed. Dachten we. Totdat we probeerden met een helicopterview naar ons bedrijf te kijken. Toen ontdekten we dat er toch wat dingen moesten veranderen om het bedrijf beheers-baar te houden en toekomstbestendig te maken.”

“In eerste instantie hebben we geprobeerd dit zelf op te lossen. Met name op operationeel niveau werden wijzigingen doorgevoerd, maar die hadden niet het gewenste effect. We gingen gewoon door op dezelfde manier als daarvoor, dus feitelijk veranderde er niets. We merkten dat we iets misten: het vermogen om over de ‘blindheid voor de wereld waar je in zit’ heen te kijken.”

Hoe kwam CFO Capabel bij jullie aan tafel?

“Een bevriende ondernemer tipte ons om contact op te nemen met CFO Capabel. Het eerste gesprek met Dick Tool verliep heel vriendelijk en positief. Van tevoren kregen we het advies: “Ga open het gesprek in en houd het einddoel voor ogen.” Tijdens het gesprek werd veel informatie uitgewisseld, veel meer dan ik had verwacht. We gingen ook gelijk met de billen bloot. Dat was een flinke overwinning, aangezien ik niet makkelijk cijfers en zaken die niet goed gaan deel. Toch voelde het meteen goed en vertrouwd.”

“Bij het tweede gesprek sloot Gerrit Tijdeman aan, de parttime CFO die ons zou gaan begeleiden. Hij wist me in korte tijd te overtuigen van de stappen die we moesten nemen. En hij maakte meteen duidelijk hoe hij ons kon helpen. Dat gaf mij het vertrouwen dat hij al vaker met dit bijltje had gehakt en heel goed wist wat hij deed.”

De aanpak

“Twee weken later begonnen we met een quickscan van de organisatie. De eerste paar sessies stonden puur in het teken van informatie halen: hoe is het bedrijf georganiseerd? Hoe ziet de bedrijfsstructuur eruit? Welke teams zijn er, en welke mensen? Wat zijn ieders taken? Welke klanten hebben we? Welke diensten bieden we? Wat is het prijsniveau?”

“Ontzettend fijn was dat het MT direct werd betrokken bij het beoordelen van procedures, diensten, collega’s en klanten. Gerrit liet ons de onderneming op een andere manier bekijken, wat ons nieuwe inzichten opleverde. Namelijk dat er ‘grijze’ stukken zaten in de verantwoordelijkheden, gaten waardoor uiteindelijk slordige fouten werden gemaakt. De één dacht dat de ander het wel zou doen, en omgekeerd. Met als resultaat dat sommige dingen helemaal niet gebeurden. Stap voor stap werd duidelijk aan welke knoppen gedraaid moest worden. De veranderingen moesten op alle niveaus plaatsvinden: eerst in het MT de zaken op orde brengen en daarna verder werken richting de rest van de organisatie.”

“Aan de hand van de quickscan werd een duidelijk stappenplan geformuleerd. Het eerste halfjaar gingen we aan de slag om de onderneming strategisch op orde te krijgen, en het tweede halfjaar operationeel. Daarbinnen werden telkens kleine stappen genomen om doelen haalbaar te maken.”

De resultaten

“Een aanmerkelijke verbetering van de winstgevendheid, een andere structuur in samenwerking, een andere organisatiestructuur en aanpassingen in de teams; dat was wat het traject ons heeft opgeleverd. Verantwoordelijkheden werden duidelijk uitgesproken, getoetst en vastgelegd. En nieuwe functies en rollen – die in de haast van de continue groei niet goed gedefinieerd waren – werden nu helemaal opnieuw opgezet. Vervolgens werd met iedereen gecommuniceerd wat bepaalde rollen inhielden.”

“Inmiddels zijn we zelf verder gegaan na de begeleiding van Gerrit Tijdeman. We zijn nu meer efficiënt en flexibel ingericht en kunnen beter omgaan met mogelijke tegenslagen in de markt. Gerrit kijkt eens in de twee maanden nog met ons mee naar de cijfers en procedures. En mochten we toe zijn aan de volgende stap in onze groeiambities, dan zou ik hem graag weer aan boord hebben als sparringpartner.”

De lessons learned

“Wat wij geleerd hebben van Gerrit? Houd altijd je doel voor ogen. Juist als je wilt veranderen. Wees niet bang om heilige huisjes omver te gooien.

Dat moet soms, al doet het wel zeer. Zeker als het mensen persoonlijk raakt. Maar uiteindelijk zullen mensen inzien dat het zo makkelijker en beter wordt.”

Waarom CFO Capabel?

“Samenwerken met CFO Capabel is uitdagend, prikkelend en soms ronduit confronterend. Er wordt behoorlijk wat van je gevraagd als ondernemer. Je leert echt opnieuw naar je organisatie kijken. Daarbij voelt de parttime CFO je soms flink aan de tand. Dan slaap je daar een nacht over en kom je tot de conclusie dat hij gelijk heeft. Een groot voordeel van de parttime CFO is dat hij niet die emotionele lading heeft die je zelf wel hebt ten aanzien van je bedrijf.”

“Bij CFO Capabel haal je de kennis en kunde voor de periode waarin je die hard nodig hebt. En krijg je begeleiding in de vaardigheden die je als ondernemer zelf aan moet leren. Om beheerst te leren groeien. Daarna kun je zelf verder. Dat heeft ons enorm geholpen om de organisatie weer klaar te maken voor de toekomst.”