Als grote organisaties een managementcontrolsysteem (MCS) willen opzetten, kijken ze snel naar hun concurrentie: hoe pakken zij dat aan? En hoe vertaal ik dat naar mijn bedrijf? Hierdoor groeit het MCS vaak uit tot het spreekwoordelijke kanon om een mug dood te schieten. Of het blijft bij een ‘copy-paste’ waar de organisatie niets mee opschiet. Marjanne Messie constateert dat MKB-ondernemers dit anders aanpakken. Zij vertelt wat grote bedrijven van het MKB kunnen leren als het gaat om managementcontrol.

Bij het opzetten van een passend MCS zijn niet alleen de leeftijd en grootte van een onderneming leidend, maar ook de ontwikkelingsfase waarin een bedrijf zich bevindt. In 2019 onderzocht Marjanne Messie voor haar masterscriptie hoe MKB-organisaties dit aanpakken. Uit haar gesprekken met MKB-ondernemers kwamen drie belangrijke lessen naar voren waar grote ondernemingen ook profijt van kunnen hebben.

Les 1. Kijk meer naar waar uw eigen onderneming aan toe is, dan naar wat de concurrent doet.

Kopieert u een MCS van een andere organisatie, dan blijft het een opgelegd kunstje dat totaal niet hoeft te passen bij hoe het bij uw onderneming werkt. Kijk bij het bepalen van de juiste controls meer naar waar uw onderneming aan toe is, dan naar wat uw concurrentie doet. Hoe verlopen uw processen? In welke mate worden zaken vastgelegd binnen uw organisatie? Gebeurt dit handmatig of digitaal? Als u een MCS inricht, moeten uw mensen er ook mee om kunnen gaan. Daarvoor is het essentieel dat zij snappen waarom u dat wilt, wat de toegevoegde waarde is, wat hun output moet zijn waar u op gaat sturen en wat dit hen oplevert.

Dit doen MKB-ondernemingen vaak min of meer automatisch. Zij vergelijken zich in het algemeen niet zo met hun concurrentie. De meeste MKB’ers werken zeer lokaal. Zij leren meer van hun netwerk van lokale ondernemers dan van de ‘grote jongens’. Hun processen zijn ook anders. Managementcontrol richt zich bij MKB-organisaties in eerste instantie meestal op financiële sturing.

Les 2. Niet op elk gebied zijn controls nodig of mogelijk

Soms worden bepaalde controls afgedwongen, bijvoorbeeld bij verregaande digitalisatie.
Extra controls inbouwen is dan niet nodig omdat ze al in het systeem zitten. Als degene die de inkoopfacturen boekt dezelfde is die ze betaalt, hebt u waarschijnlijk geen geautomatiseerde  controls daarop. Hoogover kunt u wel meekijken of er geen rare betalingen plaatsvinden, maar elk klein factuurtje goedkeuren is vaak niet mogelijk. Afspraken over het proces zijn dan essentieel. Hoe meer mensen of volume een proces omvat, des te belangrijker wordt het om meer controls toe te voegen. Om iedereen op dezelfde manier te laten werken. Maar ook om elkaar te kunnen vervangen als u met meerdere mensen aan dezelfde dingen werkt. Zeker als een bedrijf groeit, moet dit worden geformaliseerd. 

In het MKB zijn de taken van een medewerker over het algemeen heel breed. Vaak is er niet iemand speciaal voor marketing, verkoop of inkoop, maar houden medewerkers zich ook bezig met receptie, klachtafhandeling, etc. Als het bedrijf groter wordt, zult u de taken van uw mensen waarschijnlijk smaller maken. Meer focussen op één taak uit het oogpunt van efficiency en productiviteit. Dit levert ook meer duidelijkheid op, zowel intern als extern: wie is het aanspreekpunt? Wie doet wat? Wie heeft er verder wat over te zeggen? Bij een klein bedrijf mag iedereen alles inkopen. Maar als uw bedrijf groeit, is het niet langer wenselijk dat iedereen zomaar mag bestellen. Dat is vaak het moment waarop budgetten worden geïntroduceerd. Een belangrijke vraag hierbij is of u als management verantwoordelijkheden wilt delegeren of het zelf het voor het zeggen wilt houden.

Les 3. Een MCS kan ook op natuurlijke wijze ontstaan

Grote ondernemingen zijn ooit ook klein begonnen. Toch kijken zij wel degelijk naar anderen en kopiëren vaker van hun concurrentie, zonder zich bewust te zijn van hun eigen processen en wat voor hen werkt. Zij staan veel verder van hun eigen business af en denken dit door middel van controls weer in beeld te krijgen. Daarbij vergeten ze vaak te kijken naar waaraan behoefte is binnen de organisatie.

MKB-ondernemers zien sneller wat er gebeurt binnen hun organisatie. Er werken minder mensen, de organisatie heeft vaak een platte structuur en een klein management, de medewerkers hebben een hoge mate van autonomie en decentralisatie. Naarmate de organisatie groeit en er meer behoefte ontstaat aan sturing, beginnen deze ondernemers meestal klein. Bijvoorbeeld met een aantal basic controls of financial controls. Geen ‘systeem’, maar een paar dingen die worden geformaliseerd om wat meer inzicht te krijgen. Zo ontstaat managementcontrol op een organische manier en groeit deze ook op natuurlijke wijze mee met de organisatie.

CFO Capabel helpt u graag met een passend MCS

Hebt u behoefte aan meer controle binnen organisatie, maar weet u niet hoe u dit het beste kunt aanpakken? Bij CFO Capabel hebben we veel ervaring met het opzetten van managementcontrol bij MKB-ondernemingen. Neem gerust contact op met ons om te horen wat wij voor u kunnen betekenen.

Lees ook: Buitenlandse vestiging aansturen? Vertrouwen is goed, controle is beter

Marjanne Messie,
Partner CFO Capabel

Bekijk profiel

LinkedIn

Vragen? Neem contact op met ons. Of vul het contactformulier in en wij bellen u zo snel mogelijk terug.

 

 

Andere blogberichten

 

Publieke organisaties: fuseren is niet altijd de beste oplossing (maar wat dan wel?)

Door onder meer toenemende regeldruk, bezuinigingen en onvoldoende aanwas van capabele bestuurders, zien steeds meer publieke organisaties zich genoodzaakt om…

Verder lezen

Projectmarges bij groeiende bedrijven: vertrouwt u de cijfers wel?

Uw projectresultaten zien er piekfijn uit. Uw bankrekening zegt helaas iets anders. Waarop vertrouwt u meer, op uw ervaring en…

Verder lezen