Financieel-strategisch plannen in de ouderenzorg: “Rekening houden met de golven, maar zelf sturen”

Door het stijgende aantal ouderen in Nederland in combinatie met forse maatregelen en bezuinigingen vanuit de overheid, staat de ouderenzorg behoorlijk onder druk. Het gevolg is een merkbare ‘verstarring’ van de sector: instellingen laten zich sterk leiden door al deze externe ontwikkelingen. Ze treden reactief op door hun beleid af te stemmen op wat de omgeving dicteert. In deze blog legt Pim de Vries uit hoe u dat kunt voorkomen: “Wel rekening houden met de golven, maar zelf het schip blijven sturen”.

Bij veel instellingen in de  ouderenzorg zien we dat ze soms al jaren niet goed draaien, omdat ze nooit echt keuzes hebben gemaakt en niet zelf hebben bepaald hoe ze met de veranderende zorgmarkt willen omgaan. Of er zijn wel keuzes gemaakt, maar vooral gericht op het overeind houden van het bestaande bedrijf. Niet gestoeld op een duidelijke visie op de eigen positie in de markt. Dan komt er onvermijdelijk een moment waarop de situatie de instelling inhaalt: de diensten sluiten niet meer aan op, hoe de omgeving (de overheid) het graag ziet, en de cliënten of patiënten zijn niet meer tevreden.

Verborgen verlies

Instellingen hebben meestal wel door dat het slecht gaat met de financiën, maar begrijpen niet hoe dat komt. Vaak komt het doordat onderaan de streep weliswaar (nog) zwarte cijfers staan, maar er al veel te lang kruisbestuiving plaatsvindt tussen verleend budget voor ‘wonen’ en ‘zorg’. Over dit ‘verborgen verlies’ schreven we al vaker. In combinatie met druk op de overall budgetten en een overheid die er bewust op aanstuurt om uiteindelijk de kosten voor wonen te laten betalen door de cliënten zelf, leidt dit uiteindelijk tot problemen. Koppel daaraan de opgelopen achterstanden in het onderhoud van gebouwen en de eisen tot verduurzaming, en een rampscenario dient zich aan.

Altijd zelf de koers bepalen

Een gebrek aan een goed onderbouwde visie op een veranderende afzetmarkt betekent per definitie een recept voor mislukking, in welke bedrijfstak u ook actief bent. Zeker in een markt die snel verandert, zoals de ouderenzorg. Zet u zelf geen koers uit, dan weet u zeker dat u niet op de gewenste bestemming aankomt. U wordt meegevoerd door de elementen (omstandigheden). Natuurlijk is het essentieel om rekening houden met deze elementen bij het uitstippelen van de koers. Maar u moet zelf sturen, hoe lastig dat ook is.

In een sector die vooral aanbodgedreven opereert, is vraaggericht denken relatief nieuw. Veel instellingen voor ouderenzorg denken vanuit de bestaande financieringsstromen. Om financieel en overall succesvol te zijn, moet u vraaggericht sturen. De vraag naar wonen en zorg is er, hoe structureert u zelf het aanbod zodat u hiermee goed op de vraag inspeelt? Pas daarna volgt de vraag ‘Hoe krijg ik dat gefinancierd?’ 

Kom weer op koers in vier fasen

Fase 1. Analyse

Analyseer de operationele werkstromen en vertaal ze in financiële stromen. Afhankelijk van hoe uw organisatie ervoor staat, ligt de focus in deze fase ook op het direct dichten van financiële lekken. Verder kijken we naar de positie van de instelling en ontwikkelingen in de ouderenzorg in Nederland en regionaal, om te bepalen hoe groot de ‘gap’ is tussen de gewenste situatie en de huidige realiteit. Daarna definiëren we een strategie, hoe we de ombuiging kunnen realiseren en met welk tempo.

Fase 2. Financiële planning én draagvlak voor de uitvoering

Met de uitkomsten van de analyses maken we een financiële planning die zorgt dat u op de juiste koers komt. Dat kunt u niet alleen, daarvoor moet u de financiën naar de werkvloer brengen. En de operatie moet begrijpen wat er dient te gebeuren en waarom. Draagvlak van de medewerkers binnen de instelling is onontbeerlijk om de plannen te realiseren, want een kapitein is zo goed als zijn bemanning. Dit begrip vergt veel inzet van het centraal bureau en de leiding op de locaties, omdat de afstand tussen zorg en financiën per definitie erg groot is: het zijn twee gescheiden werelden.

Fase 3 Implementatie

Is het draagvlak er en zijn de medewerkers zich bewust van wat gedrag – maar ook een verandering ervan – teweegbrengt, dan kan de implementatie van de plannen starten. Soms laten de eerste resultaten niet lang op zich wachten, maar vaker hebt u langer nodig voor bepaalde onderdelen omdat een cultuuromslag benodigd is. Dat is de ‘paradox’ van de interim financial: de horizon is veelal kort, maar om echt te helpen dienen veranderingen tot een duurzame verbetering te kunnen leiden.

Meestal lukt dat wel, echter soms is ook op langere termijn begeleiding nodig om niet terug te vallen in oude patronen. CFO Capabel blijft in die gevallen parttime aan boord voor begeleiding.

Fase 4. Versnellen

Pas als de koers is bepaald en met aantoonbaar succes is ingezet, is het moment gekomen om te bepalen hoe u kunt versnellen. Hierover vertel ik graag meer in een volgende blog. Tip van de sluier: gedrag, systemen, ondersteuning en sturing zijn bepalende elementen om versnelling te bereiken.

Financial Health Scan: snel inzicht in uw resultaat uit zorgexploitatie en kapitaallasten

Wilt u ook snel een beeld van hoe uw organisatie ervoor staat? Met de Financial Health Scan van CFO Capabel krijgt u inzicht in het resultaat uit uw zorgexploitatie. Op basis van de uitkomst bepalen we een financiële doelstelling voor zowel het resultaat uit zorgexploitatie als uit kapitaallasten. En aan de hand van diverse benchmarkgegevens uit de ouderenzorg bekijken we waar verbeterpotentieel aanwezig is binnen uw organisatie. Daarna stellen we een plan van aanpak op om:

• Uw processen opnieuw in te richten;
• Uw organisatie aan te passen op de nieuwe situatie;
• Een langetermijnvisie te ontwikkelen.

Natuurlijk staan wij u ook tijdens de implementatie van al deze plannen graag bij.

Vragen? Neem contact op met ons of vul het contactformulier in, dan bellen wij u zo snel mogelijk terug.