Deponeer uw jaarrekening vóór 1 januari 2019!

Nu het einde van het jaar nadert, zijn er altijd nog wel wat zaken die u nog ‘even’ moet afhandelen. Eén van de zaken die u absoluut niet vergeten, is het deponeren van de jaarrekening van uw bv over 2017. Dit moet namelijk uiterlijk op 31 december 2018 plaatsvinden. Dus: hebt u de jaarstukken over vorig jaar nog niet gedeponeerd bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, doe dit dan zo snel mogelijk. Deponeert u te laat, dan kunnen de gevolgen namelijk groot zijn.

Voorkom bestuurdersaansprakelijkheid

Het tijdig deponeren van de jaarrekening is belangrijk omdat u een economisch delict begaat als u niet aan deze wettelijke verplichting voldoet. Dat kan tot een boete of strafrechtelijke vervolging leiden. Maar nog veel belangrijker is dat u als bestuurder bij een faillissement persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld voor de schulden van uw bv. Door de jaarrekening tijdig te deponeren kunt u dan ook veel ellende vermijden.

Wettelijke termijnen voor opmaken, vaststellen en deponeren

Er gelden wettelijke termijnen voor het opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarrekening van rechtspersonen. Voor de bv geldt het volgende:

• De jaarrekening moet uiterlijk 5 maanden na afloop van het boekjaar worden opgemaakt. De aandeelhouders kunnen hiervoor maximaal 5 maanden uitstel verlenen. In de praktijk is dit vaak een formaliteit.
• De jaarrekening moet uiterlijk 2 maanden na het opmaken worden vastgesteld door de aandeelhouders.
• De jaarrekening moet uiterlijk 8 dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij het Handelsregister. Als het boekjaar van uw bv samenvalt met het kalenderjaar is de uiterste datum áltijd 31 december.

Wettelijke termijn voor deponeren is verkort

Misschien heeft u hierbij nog de datum van 31 januari in uw hoofd. Dat is niet vreemd: in het verleden had u na afloop van het boekjaar maximaal 13 maanden de tijd om de jaarrekening te deponeren en was de uiterste datum dus 31 januari. Met ingang van het boekjaar 2016 is de wettelijke termijn echter met een jaar verkort. En dus geldt voor het deponeren van de jaarrekening over 2017 de uiterste datum van 31 december 2018.

Welke stukken moet u deponeren?

Welke stukken u precies moet deponeren, hangt af van onder welke categorie rechtspersonen uw bv valt (groot, middelgroot, klein of micro). Weet u niet zeker onder welke categorie u valt, neem dan het zekere voor het onzekere. Twijfelt u bijvoorbeeld of uw bv een kleine of een middelgrote rechtspersoon is en lukt het niet om op korte termijn te achterhalen onder welke categorie u valt, ga dan – in dit voorbeeld – uit van de vereisten voor middelgrote rechtspersonen.

Ron de Proost is partner van CFO Capabel