Voor 2021 zijn het budget en de voordeelpercentages en -bedragen van de WBSO en Innovatiebox verhoogd. Dit maakt het voor MKB-ondernemers aantrekkelijker dan ooit om er gebruik van te maken. Tegelijkertijd zijn deze regelingen niet eenvoudig. Daarom worden er regelmatig administratieve fouten gemaakt of blijft de WBSO of Innovatiebox door gebrek aan tijd of kennis zelfs volledig onbenut. Geert Rutgers en Francien van der Wal zetten de 6 meest voorkomende WBSO-valkuilen op een rij.

Valkuil 1: Denken dat uw bedrijf niet voor de WBSO in aanmerking komt

Veel bedrijven doen aan R&D. De meeste daarvan hebben geen specifieke R&D-afdeling, maar noemen dit bijvoorbeeld ‘ontwikkelactiviteiten’ of ‘ontwikkeling van nieuwe producten en diensten’. Ten onrechte denken vele van hen daardoor dat ze niet voor de WBSO in aanmerking komen. En benutten ze niet de mogelijkheden die de overheid biedt. Bijvoorbeeld om subsidie te krijgen op WBSO-uren, en daarnaast de omzet uit innovatieve producten te laten belasten tegen een lager tarief vanuit de Innovatiebox.

Op de website van de RVO vindt u onder meer een uitgebreid handleiding met voorbeelden van producten en diensten die – mits op de juiste manier aangevraagd – in aanmerking kunnen komen voor de WBSO en/of Innovatiebox.

Kijk goed naar uw ontwikkelactiviteiten en beoordeel of u deze met een juiste manier van opschrijven onder een WBSO-project kunt laten vallen. Afhankelijk van de grootte van de onderneming zijn wellicht nog aanvullende patenten nodig waarmee u in aanmerking komt voor de Innovatiebox.

Valkuil 2: Een te uitgebreide WBSO-aanvraag indienen

Natuurlijk bent u enthousiast over uw R&D-projecten en wilt u het liefst zoveel mogelijk informatie delen om de beoordelaar ervan te overtuigen dat u echt recht hebt op de WBSO en/of Innovatiebox. Houd rekening met het feit dat een beoordelaar dagelijkse vele aanvragen binnenkrijgt. Dus houd de omschrijvingen van uw WBSO-activiteiten kort en feitelijk en vermeld alleen relevante informatie. Dit kost u én de beoordelaar minder tijd en vergroot de kans dat de WBSO daadwerkelijk wordt toegewezen.

Valkuil 3: Geen nieuwe WBSO-aanvraag doen bij nieuwe projecten of als uw R&D-plannen wezenlijk veranderen

Verandering is aan de orde van de dag in elke organisatie. Uw organisatie groeit bijvoorbeeld, waardoor u meer personeel kunt aannemen voor uw R&D-afdeling. Of de organisatie krimpt door omstandigheden, bijvoorbeeld door een economische crisis of door de huidige coronacrisis. Dit heeft gevolgen voor uw WBSO-aanvraag, want als uw R&D-activiteiten wezenlijk veranderen moet u een nieuwe aanvraag indienen.

Heeft u voor (een deel van) het jaar een S&O-verklaring gekregen, maar veranderen uw R&D-plannen in de loop van het jaar? Of heeft u WBSO aangevraagd, maar nog geen S&O-verklaring gekregen? Dan kunt u de looptijd van uw aanvraag inkorten en een nieuwe WBSO-aanvraag doen. Doet u dit niet, dan loopt u subsidie mis. Of u loopt het risico dat u een te veel ontvangen bedrag moet terugbetalen.

Valkuil 4: De deadline voor uw WBSO-aanvraag missen

Bent u een dag te laat met uw WBSO-aanvraag, dan kost u dat op zijn minst 1 maand subsidie. Het is daarom erg belangrijk om goed in de gaten te houden voor wanneer uw aanvraag ingediend moet zijn.

Tip: de minimale periode waarvoor uw WBSO kunt aanvragen is 3 maanden. Wilt u uw WBSO-aanvraag voor het eerste kwartaal van volgend jaar nog herzien, dan hebt u tot 20 december de laatste mogelijkheid om een nieuwe WBSO-aanvraag in te dienen. Redt u dit niet? Dien dan een vormvrije aanvraag in. Hiermee krijgt u een aantal weken uitstel voor het aanleveren van de volledige aanvraag.

Valkuil 5: Het aantal R&D-uren vooraf te laag inschatten

Bij uw aanvraag moet u vooraf een inschatting maken van het aantal R&D-uren. Schat u dit aantal te laag in, dan loopt u subsidie mis. Neem het aantal R&D-uren wat ruimer, want niet-gebruikte uren mag u later in het jaar opmaken. Let op: overdrijf ook niet met het aantal uren dat u aanvraagt, want een beoordelaar kijkt hier wel kritisch naar. Bovendien loopt u dan het risico dat u achteraf teveel ontvangen subsidie moet terugbetalen.

De uitdaging is om de projecten juist te benoemen en zoveel mogelijk uren onder de WBSO te schrijven. Dit kunt u doen per halfjaar, per kwartaal, per jaar of per twee jaar. Deze laatste heeft meestal de voorkeur, omdat u zo een heel project kunt afdekken met uw WBSO-aanvraag.

Tip: kijk niet alleen naar welke uren onder de WBSO subsidie kunnen vallen, maar bepaal ook of u gebruik kunt maken van de Innovatiebox.

Valkuil 6: Te veel uren schrijven als WBSO-uren

In de praktijk gebeurt het met enige regelmaat dat alle activiteiten die horen bij een intern project ook direct als WBSO-uren worden bestempeld. Medewerker schrijven bijvoorbeeld voor langere periodes achtereen standaard 8 uur per dag in de urenadministratie. Dit geeft een gek beeld, want ook de werkweek van een R&D’er bestaat uit uren waarin hij of zij met niet-technische zaken bezig is. Bij controles vraagt RVO dan ook altijd naar de wijze waarop u onderscheid maakt tussen WBSO- en niet-WBSO activiteiten.

Te weinig tijd of kennis om u in de WBSO en Innovatiebox te verdiepen?

De WBSO en de Innovatiebox zijn juist nu heel aantrekkelijk voor MKB-ondernemingen. Maar de regelingen blijven vaak onbenut. Omdat veel MKB’ers niet de juiste kennis of mensen in huis hebben. Omdat het te veel uitzoekwerk is. Of omdat het niet duidelijk wat er onder de WBSO kan vallen. Toch loont het de moeite om u erin te verdiepen, want uw voordeel kan flink oplopen.

Bij CFO Capabel hebben we veel ervaring met het ondersteunen van ondernemers bij hun WBSO-aanvraag. Samen met u bekijken we welke ontwikkelingen binnen uw bedrijf in aanmerking komen voor de WBSO en/of de Innovatiebox. En we helpen u de aanvraag correct, compleet en tijdig in te sturen. Ook met de verantwoording helpen we u graag, door goed te kijken welke uren wel en niet onder R&D vallen. Zo nemen we u veel rompslomp uit handen en zorgen we dat u maximaal profiteert van de stimuleringsmaatregelen. En geen geld laat liggen dat u – zeker nu – hard nodig heeft. Vragen over de WBSO of de Innovatiebox? Geert Rutgers helpt als parttime CFO MKB-organisaties (weer) beter te laten functioneren en mensen weer plezier te geven in hun werk. Met zijn uitgebreide kennis van fiscale en juridische zaken heeft hij al veel ondernemers geholpen om overheidsmaatregelen, zoals de WBSO en Innovatiebox, maximaal te benutten. Francien van der Wal begeleidt als parttime CFO of CEO MKB-ondernemers in turbulente tijden met alle denkbare vraagstukken. Met haar achtergrond als registeraccountant en haar uitgebreide ervaring als CFO, helpt ze u om rendement en duurzaamheid hand in hand te laten gaan. Ook als het gaat om stimuleringsmaatregelen als de WBSO en Innovatiebox.

Andere blogberichten

 

Help, onze finance-functie groeit niet mee!

We zien veel bedrijven enthousiast groeien. Ze nemen medewerkers aan voor de facturen en de inkopen, voor het bijhouden van…

Verder lezen
kantoren-banken

Zwaar weer op komst? 3 tips voor meer begrip van uw bank

Het gaat al een tijd niet zo best met uw onderneming. De exploitatie komt steeds verder “onder water” te staan….

Verder lezen

Meld u aan voor de e-mail nieuwsbrief

 

Toestemming(Vereist)

Gezocht: Business Controller Sales Operations

Regio Tiel

Meer informatie