Uw administratie uitbesteden, doe het goed of doe het niet

De administratie groeit. U heeft steeds meer medewerkers voor uw administratieve repeterende werkzaamheden. Tot overmaat van ramp zijn er een paar collega’s met pensioen gegaan en lukt het u maar niet om nieuwe medewerkers te vinden. U vraagt zich af of uw administratie uitbesteden een goede oplossing kan zijn. Klaar Snieders van CFO Capabel weet uit ervaring dat outsourcing een bedrijf veel kan opleveren. “Maar doe het goed of doe het niet.”

Steeds meer bedrijven besteden hun administratieve processen geheel of gedeeltelijk uit. Helaas hebben veel ondernemers niet helder genoeg voor ogen wat uitbesteden hen kan en moet opleveren. Of ze maken geen duidelijke afspraken over de opzet en de uitvoering van de outsourcing. “Dat moet anders,” vindt Klaar Snieders. In deze blog benoemt ze vijf belangrijke aandachtspunten die organisaties helpen om het gewenste resultaat te behalen met de outsourcing.

Waarom ondernemers kiezen voor outsourcing

Uit gegevens van het CBS blijkt dat meer dan 70% van de bedrijfsactiviteiten die door Nederlandse bedrijven werden uitbesteed naar het buitenland, administratieve of ondersteunende taken betreft. Het grootste deel daarvan werd verplaatst naar andere Europese lidstaten, gevolgd door India. Ook zijn er veel organisaties die hun administratie uitbesteden aan een Nederlandse partij.

Veelgehoorde motieven voor outsourcing zijn:

• Kostenbesparing (loonkosten of andere kosten), zodat u net zo goedkoop – of goedkoper – kunt werken als uw concurrenten.
• De wens om u meer concentreren op de core business in plaats van zoveel tijd en aandacht te besteden aan de administratie.
• Meer continuïteit in uw bedrijfsvoering: oplossing voor personeelstekort of -verloop.
• Professionalisering en ontzorging door een gespecialiseerde partij.

Vijf aandachtspunten bij outsourcing van administratieve processen

Een goede voorbereiding is het halve werk. Cliché, maar u zult de eerste niet zijn die zich onvoldoende voorbereid in een ‘outsourcing-avontuur’ stort en er uiteindelijk op toelegt omdat het niet goed loopt. De vijf aandachtspunten hieronder helpen u alvast op weg om uw administratieve processen gecontroleerd en succesvol uit te besteden:

#1 Neem ruim de tijd

Afhankelijk van welke taken of processen u wilt uitbesteden kost dat meer of minder tijd. De salarisadministratie is een relatief overzichtelijk proces, waarvan de outsourcing binnen enkele dagen geregeld kan zijn. Maar hoe groter en belangrijker het proces, des te meer tijd het vraagt om het uitbesteden goed voor te bereiden en gecontroleerd te outsourcen. Een aantal maanden is hierbij niet ongebruikelijk. Ga in ieder geval niet over één nacht ijs.

#2 Definieer heel precies welk proces u wilt uitbesteden en waarom

Omschrijf nauwkeurig welke taken u wilt uitbesteden, om welke reden en welk resultaat u verwacht.

Leg de lat daarbij niet te hoog door te veel tegelijk te willen. Als u tegelijk met de outsourcing een optimalisatieslag of verandering wilt doorvoeren, is dat meestal een ‘recipe for disaster’. U besteedt dan namelijk geen processen uit, maar problemen. Zorg dat u echt in control bent van elk proces dat u uitbesteedt.

#3 Maak het meetbaar

Maak het te outsourcen proces inzichtelijk en meetbaar door er cijfers aan te hangen: hoe ‘presteert’ het proces nu? Wat wil ik op korte termijn bereiken en wat op de langere termijn? Maak het zo specifiek mogelijk met kengetallen als aantal facturen, aantal telefoontjes, aantal mensen etc.

Benoem ook hoe u de regie gaat voeren over het uitbestedingsproces, op basis van welke rapportages en kengetallen. Deze zijn nodig om na de outsourcing te meten wat er gebeurt. Het voorbeeld verderop in deze blog illustreert dit.

#4 Benoem een regievoerder

Een essentiële voorwaarde voor succesvolle outsourcing is het aanwijzen van een regievoerder binnen uw organisatie: één aanspreekpunt voor zowel de outsourcingpartij als uw interne organisatie. De regievoerder ziet erop toe dat de contractafspraken met de outsourcingpartij worden nagekomen en stuurt op de kpi’s. Ook moet duidelijk worden bepaald welke inspanningen worden verwacht van wie en hoe de communicatie verloopt. Is dit niet goed georganiseerd, dan loopt u het risico dat iedereen naar elkaar gaat wijzen als er iets misgaat. 

#5 Bepaal of u een lokale of internationale partij wilt voor de outsourcing:

De keuze voor een lokale of internationale outsourcingpartij hangt af van aspecten zoals uw drijfveer voor outsourcing. Wilt u bijvoorbeeld op kosten besparen, dan ligt de keuze voor een buitenlandse partij voor de hand. Ook de taal waarin u zaken doet heeft invloed op deze keuze. Want als Nederlands de voertaal is binnen uw organisatie, is het handig als uw outsourcingpartij deze taal ook machtig is. Zo zijn er nog meer aspecten die bepalend zijn voor uw keuze voor een geschikte outsourcingpartij, denk aan locatie, bereikbaarheid, beschikbaarheid van personeel, wet- en regelgeving of de stabiliteit van een land.

Meet wat er gebeurt; het belang van goede rapportages

Een vervoersorganisatie besteedde de administratie van haar divisies uit naar een shared service center (ssc). Al snel begonnen enkele divisies te klagen dat het vroeger beter ging, en dat alles nu veel te lang duurde. In de systemen was zichtbaar hoeveel tijd elke stap in het proces kostte. Groot was hun verbazing toen de oorzaak bleek te zijn dat het ssc erg lang moest wachten op de goedkeuring vanuit de divisies om verder te kunnen. 

Dit voorbeeld toont aan dat goede rapportages onmisbaar zijn om ook na de outsourcing goed meetbaar te maken wat er gebeurt. Veel ondernemers zijn immers ongeduldig en willen snel resultaat zien. Zeer begrijpelijk, maar uitbesteden levert niet direct vanaf dag 1 iets op. Het is een langetermijnbesluit dat diep ingrijpt op uw bedrijfsvoering. En het geeft altijd gedoe, u verandert immers de huidige stand van zaken. Dat kost tijd, energie en geduld. Mogelijk wordt het zelfs eerst slechter en daarna pas beter. Schrik daar niet van, maar geef het uitbestedingsproces tijd.

Is de administratie uitbesteden iets voor mijn bedrijf?

Outsourcing van administratieve processen kan bijdragen aan een stabiele financiële administratie. Bovendien kan het goedkoper uitpakken dan zelf blijven doormodderen. Door een business case te maken specifiek voor uw organisatie, ontdekt u of het een geschikte oplossing is voor uw organisatie, wat het u kan opleveren en hoe u dit het beste aanpakt. 

Bij CFO Capabel helpen we u graag om de voordelen van uitbesteden voor uw bedrijf inzichtelijk te maken. En de randvoorwaarden te creëren voor een succesvolle outsourcing van uw administratie. Meer weten? Neem gerust contact op met ons.