Negen tips voor een effectief debiteurenbeheer

Voor ondernemingen die op rekening verkopen, is een effectief debiteurenbeheer van groot belang. Dit is namelijk een belangrijke pijler van een goed cashmanagement. Als u het debiteurenbeheer namelijk niet op orde heeft, moet uw bedrijf namelijk te lang op zijn geld wachten. En dat kan betekenen dat noodzakelijke investeringen niet kunnen worden gedaan, of dat bepaalde schulden niet tijdig kunnen worden voldaan. Ga daarom zo snel mogelijk na of uw debiteurenbeheer op orde is en of u niet onnodig lang op uw geld moet wachten. Hierna geef ik u negen praktische tips die u direct kunt toepassen.

1. Factureer zo snel mogelijk

Hoe later uw onderneming factureert, hoe later u de betaling ontvangt. En dat betekent dat uw bedrijf zelf later kan betalen, wat problemen kan opleveren. Bovendien heeft onderzoek uitgewezen dat als u onnodig wacht met het versturen van facturen, uw klanten langer wachten met betalen. Blijkbaar maken klanten uit een late verzending op dat u niet op een snelle betaling zit te wachten.

2. Factureer digitaal

Als uw onderneming de facturen digitaal verstuurt, worden deze sneller verwerkt én sneller betaald, zo blijkt uit de praktijk.

3. Zorg voor een foutloze en overzichtelijke factuur

Het lijkt een open deur, maar in de praktijk bevatten facturen te vaak één of meer fouten en/of zijn facturen onduidelijk of onoverzichtelijk. Foutloze en overzichtelijke facturen worden sneller verwerkt en sneller betaald.

4. Vermeld de uiterste betaaldatum op de factuur

Veel bedrijven vermelden op de factuur niet de uiterste betaaldatum, maar binnen hoeveel dagen een factuur moet worden betaald. Dit laatste is echter minder duidelijk. Door de uiterste betaaldatum te vermelden, ziet een klant in één oogopslag wanneer hij uiterlijk moet betalen en dat vergroot de kans dat uw facturen op tijd worden voldaan.

5. Toets de kredietwaardigheid van een (potentiële) klant

Door de kredietwaardigheid van (potentiële) klanten te toetsen, voorkomt u dat pas later blijkt dat een debiteur niet op tijd kan betalen. U kunt uiteraard zelf bepalen bij welke klanten u dit wel/niet wilt doen. Een mogelijkheid is om vast te leggen dat bij orders boven een bepaald bedrag altijd de kredietwaardigheid wordt getoetst.

6. Werk met een kredietplafond

Stel voor elke klant een kredietplafond vast. Zo voorkomt u dat uw onderneming een te hoog debiteurenrisico loopt. Dreigt het plafond te worden overschreden, dat kan een klant pas weer bestellen als hij eerst één of meer openstaande facturen betaalt.

7. Hanteer een strikt aanmaningenbeleid

Stel een strikt aanmaningenbeleid op en zorg ervoor dat dit wordt nageleefd. Zodra de uiterste betaaldatum is gepasseerd, moet de eerste aanmaning worden verzonden.

8. Bel een schriftelijke aanmaning altijd na

De praktijk wijst uit dat als een schriftelijke aanmaning binnen een paar dagen wordt opgevolgd door een telefoontje, dit er vaak toe leidt dat de factuur sneller wordt voldaan.

9. Geef een openstaande vordering tijdig uit handen

Tot slot moet een openstaande vordering tijdig uit handen worden gegeven aan een incassobureau. In de praktijk wachten ondernemingen hier onnodig lang mee, waardoor zij te lang op hun geld moeten wachten.

Peter Waterman is partner van CFO Capabel.