Vele ondernemers worden op dit moment geconfronteerd met onaangename verrassingen door de coronamaatregelen. Zij voelen soms nu pas de urgentie om snel inzicht te krijgen in en controle te krijgen over hun financiële situatie. Nu is het groeipad van een onderneming per definitie hobbelig. Dus cashflow-rapportage en -planning zijn sowieso een must voor elke ondernemer. Maar zeker in zo’n turbulente tijd is het handig om te weten of en waar er gaten in de weg zitten. En hoe u daar weer uitkomt. Of beter nog: hoe u ze omzeilt.

Stel, u rijdt op een onbekende hobbelige weg. U weet niet hoe die weg eruitziet. Ook hebt u geen duidelijk beeld van de conditie van uw voertuig. Heel vervelend als u dan plotseling met uw voorwielen in een gat belandt. In het gunstigste geval kunt u uw reis zonder al te veel schade vervolgen, en in het ongunstigste geval breekt de as van uw auto af en moet u hulp inroepen om door te kunnen. Zo is het ook met ondernemen, aangezien het groeipad van een onderneming per definitie hobbelig is.

Cashflow-rapportage geeft u inzicht in hoe uw organisatie er financieel voor staat. Hebt u dit inzicht niet, dan is moeilijk te herleiden hoe een bepaalde situatie is ontstaan en hoe u er weer uitkomt. De ontwikkelingen bij bedrijven als gevolg van de coronacrisis hebben menig DGA en controller met de neus op de feiten gedrukt: cashflow-problemen moet u tijdig zien aankomen, alleen zo kunt u op tijd maatregelen nemen. Gebeurt dit onder druk en op basis van onaangename verrassingen, dan komt dit de prijs en de relatie met uw bank of financiers zeker niet ten goede. Dus naast het rapporteren over de balans en de resultatenrekening is rapporteren over en analyseren van de cashflow echt een noodzakelijk onderdeel van de planning- en controlcyclus. Oók in het MKB.

 

Het begint met de juiste mindset

Hoe komt het dan dat nog niet elke ondernemer cashflow-rapportages maakt en op basis daarvan de optimale cashflow-planning uitstippelt? Vaak heeft dit te maken met de mindset van het MT. Zij zien cashflow-rapportages en -planning dikwijls als een tijdrovende activiteit in plaats van een waardevolle investering in de groei van de onderneming. En uw boekhouder en controller beginnen waarschijnlijk te steunen en kreunen als zij naast de dagelijkse financiële werkzaamheden, de resultatenrekening en de balans ook nog eens cashflow-rapportages moeten ophoesten. Want dat dit een behoorlijke klus is, staat buiten kijf.

De oplossing ligt voor de hand: maak cashflow-rapportages en cashflow-planning tot een regulier onderdeel van de planning- en controlcyclus, zowel voor het MT als voor de boekhouder en controller. En deel de verantwoordelijkheid voor deze activiteiten ook met de business.

Makkelijk gezegd, maar hoe pakt u dit dan aan?

1. Zet cashflow-rapportages en -planning op de agenda
Zet het onderwerp op de agenda van het MT. Reserveer elk overleg voldoende tijd om de rapportages en planning met elkaar te bespreken. Zo krijgen de teamleden hier begrip voor en gaan ze ook verantwoordelijkheid voelen voor hun aandeel in een goede cashflowplanning.

2. Maak een lijst van slecht betalende debiteuren
Een goede ingang is het bespreken van de debiteuren die te laat zijn met betalen. Maak een top 10 en bespreek die wekelijks in het MT. Hang hieraan concrete actiepunten om de betalingsachterstanden te reduceren voor de MT-leden die de nalatige debiteuren in hun portefeuille hebben. Want niet alleen Finance is verantwoordelijk voor de slecht betalende debiteuren, dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

3. Creëer inzicht in de inkomende kasstromen
Begin daarnaast met inzichtelijk maken hoe de inkomende kasstromen zijn opgebouwd. Maak daarbij een splitsing tussen kasstromen die voldoen aan de standaardvoorwaarden en uitzonderingen:

• Hoe komen we van omzet tot betaling van facturen?
• Wat zijn in de praktijk de betaaltermijnen van de klanten?
• Wijkt dit af van de algemene voorwaarden en, zo ja, is dit afgesproken bij verlenging van contracten in de afgelopen jaren?

4. Stel vragen die de financiële positie van de onderneming kunnen verbeteren
Een goede rapportage en de bespreking daarvan levert vragen op die de financiële positie van de onderneming sterk kunnen verbeteren, bijvoorbeeld:

  • Wanneer wordt de facturatie gestart en hoe lang duurt dit proces?
  • Is er aanleiding om (meer en/of sneller) deelbetalingen te gaan vragen bij langlopende trajecten?

5. Kijk ook naar de inkoopkant
Ook uw eigen inkoop is uiteraard zeer bepalend voor uw cashflow. Kijk hierbij onder andere naar de volgende aspecten:

  • Hoe ziet het uitgaven- en betaalpatroon eruit van wat wij kopen?
  • Betalen wij op tijd?
  • Ontvangen wij facturen eerder dan de leveringen?
  • Is er reden om meer geleidelijk in te kopen in plaats van in grote omvang met veel voorraad tot gevolg?

6. Houd rekening met de belastingen
Zorg dat u de belastingen (BTW, VPB, LB, etc) helder op het netvlies hebt, zodat er geen verrassingen ontstaan. Ook eventuele terugbetalingen van de NOW en andere coronasubsidies moeten top of mind zijn, mede in combinatie met het uitstel van belastingbetalingen waarvoor gekozen is.

7. Breng uw financieringen goed in kaart
Ook het goed in kaart brengen van uw financieringen (rente en aflossing) draagt bij aan een optimale cashflowplanning. Denk er daarbij ook aan tijdig actie te ondernemen om goede proposities te ontvangen voor her- of uitbreidingsfinanciering.

 

Wat leveren goede cashflow-rapportages en -planning u op?

Goed inzicht in de historie van uw kasstromen is belangrijk om feiten van aannames te kunnen onderscheiden. Dit levert ongetwijfeld meer werk op voor de administratie en de controller. Maar het is een investering in inzicht die uw onderneming uiteindelijk ruimschoots terugverdient door een betere cashflowplanning. Minder onaangename verrassingen en meer grip op uw cashflow dus.

Bovendien helpt een goed kasstroomoverzicht om goede herfinancieringsvoorstellen te ontvangen. En als bijkomend voordeel helpt het u om bij een eventueel verkoopgesprek ook de potentiële koper dit inzicht te geven, en zo de waarde van uw onderneming beter te bepalen.

Frans van Lint is partner van CFO Capabel. Hij helpt u graag bij het verkrijgen van inzicht in uw kasstromen, het maken van een optimale cashflow-planning voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering en het integreren van cashflow-rapportages en -planning in uw P&C-cyclus.

E: frans.van.lint@cfocapabel.nl
M: 06-433 52 320

Binnen 48 uur ook inzicht in uw cashpositie?

Vraag onze Capabel Quick Cash Scan aan

Andere blogberichten

 

Bedrijfsovername en opvolging, in goede en slechte tijden

  Rondetafelsessie 14 juni 2018, Utrecht: Welke kansen biedt de hoogconjunctuur uw onderneming? En hoe verzilvert u ze? De economie…

Verder lezen

Capabele Compagnon: Business Case Entrepreneurs

Interview met Eric van der Wolk, partner van BCE Succesvolle digitale transformatie vereist het gelijktijdig schaken op diverse borden. Het…

Verder lezen

Meld u aan voor de e-mail nieuwsbrief

 

Toestemming(Vereist)

Gezocht: Business Controller Sales Operations

Regio Tiel

Meer informatie