5 tips om KPI’s optimaal te gebruiken

Bij het besturen van uw onderneming zijn er veel zaken die uw aandacht vragen. Om uw aandacht vooral te richten op dat wat écht belangrijk is, kunt u gebruikmaken van ‘kritieke prestatie-indicatoren’ (KPI’s). Dit zijn indicatoren op basis waarvan u de prestaties van uw onderneming kunt monitoren, zodat u kunt bepalen of het nodig is om bij te sturen. Hierna geef ik u vijf tips voor een optimaal gebruik van KPI’s.

1. Gebruik alleen KPI’s die echt belangrijk zijn
   Het kan heel verleidelijk zijn om zo veel mogelijk KPI’s te gebruiken, maar dan raakt u snel het overzicht kwijt. Beperk u daarom tot een relatief beperkt aantal indicatoren (maximaal 15 tot 20) die écht belangrijk zijn voor de resultaten van uw onderneming, zoals de brutomarge, de bezettingsgraad en de gemiddelde levertijd. Het verschilt uiteraard per bedrijf welke KPI’s echt belangrijk zijn. Gebruik in elk geval KPI’s die aansluiten bij uw missie en visie, want die geven aan waar de prioriteiten van de onderneming liggen.
2. Gebruik alleen KPI’s waarop u invloed heeft
   Het heeft uitsluitend zin om KPI’s te selecteren waarop u invloed kunt uitoefenen. Anders gezegd: u moet de prestaties van een specifieke indicator kunnen verbeteren door gericht in te grijpen.
3. Gebruik concrete en meetbare KPI’s
   Een KPI moet concreet zijn en meetbaar zijn. Een goed voorbeeld is de klanttevredenheid: hoe kun je dit nu concreet en meetbaar maken? Een KPI die hiervoor in de praktijk vaak wordt gebruikt, is de ‘net promoter score’ (NPS). Hierbij wordt aan de klanten één vraag voorgelegd, namelijk: “Hoe waarschijnlijk is het dat u ons zult aanbevelen bij een vriend of collega?” De klanten kunnen deze vraag beantwoorden door een score van 0 tot en met 10 in te vullen. Vervolgens worden alle scores verdeeld in drie groepen: promoters (score: 9 of 10), neutrals (score: 7 of 8) en critici (score: 0 t/m 6). De NPS kan ten slotte als volgt worden berekend: % promoters – % critici. De score kan maximaal 100 zijn en minimaal -100.
   
4. Formuleer normen/doelstellingen
   U kunt de score van een KPI uitsluitend goed beoordelen als u de indicatoren koppelt aan normen of doelstellingen. Geef dus met betrekking tot de klanttevredenheid aan wat de minimale uitkomst van de NPS moet zijn (zie tip 3). Kies hierbij wel een norm/doelstelling die haalbaar is en geef ook aan op welke termijn de gewenste score moet worden behaald.
5. Zorg voor de benodigde managementinformatie 
   Het gebruik van KPI’s is uitsluitend zinvol als de resultaten kunnen worden gemeten. De KPI’s vormen dus de basis voor de managementinformatie die u nodig heeft om de prestaties te monitoren. Zorg daarom voor een goed systeem, waarin de benodigde gegevens eenvoudig kunnen worden vastgelegd. Ook moet het eenvoudig zijn om de betreffende informatie te verwerken en te analyseren.

Kees Gordijn is partner van CFO Capabel en helpt u graag bij het selecteren en opstellen van de juiste KPI’s voor uw onderneming.

Praktische Capabel Compact Scan.

Wilt u weten of uw bedrijfsvoering financieel gezond en toekomstbestendig is en of u alle financiële risico’s in beeld én onder controle heeft? Vraag dan nu de Capabel Compact Scan aan. Deze bedrijfsscan maakt een scherpe financiële analyse die u inzicht geeft in wat u kunt doen om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen en uw bedrijfsresultaat te verbeteren.

Uw investering in deze praktische scan bedraagt slechts € 750,-. Leidt de scan tot een opdracht, dan ontvangt u 50% van dit bedrag retour.

Meer informatie over de Capabel Compact Scan