Klachten over de financiële administratie? Ga ermee aan de slag!

Bij de start van een onderneming is het opzetten van de financiële administratie relatief eenvoudig: de hoeveelheid documenten valt dan nog mee en ook zijn er nog weinig betrokkenen. Maar als een bedrijf vervolgens groeit, groeit vaak ook de financiële administratie uit zijn jasje. En vaak sluipen er dan nogal wat onvolkomenheden in het administratieproces. Vaak bent u zelf één van de eersten die dit kan signaleren. Als het namelijk niet lukt om de benodigde managementinformatie snel, soepel en betrouwbaar uit de administratie te halen, weet u dat er werk aan de winkel is. Ik geef u zeven nuttige tips:

1. Haal er een deskundige bij 
   Als u aan de slag gaat met het verbeteren c.q. professionaliseren van uw administratie, is het belangrijk om er een deskundige bij te halen. U moet sowieso de financieel manager/directeur hierbij betrekken, maar daarnaast kan ook een accountant veel nuttige tips geven.
2. Inventariseer alle knelpunten
   Begin met het inventariseren van alle knelpunten: wat zorgt ervoor dat u niet tijdig over de benodigde managementinformatie kunt beschikken? En wat maakt dat u niet zeker weet of alle ontvangen informatie wel correct is? Ga ook na welke handelingen eigenlijk overbodig zijn. In vrijwel iedere onderneming zijn er bepaalde handelingen/routines ingeslopen die helemaal niet (meer) nodig zijn.
3. Pluk eerst het laaghangende fruit
   Door eerst het laaghangende fruit te plukken, wat betekent dat u eerst de wijzigingen doorvoert die eenvoudig te realiseren zijn (zoals het elimineren van overbodige handelingen), creëert u direct een beter overzicht in wat er verder moet gebeuren.
4. Zorg voor vaste routines/procedures
   Van groot belang is dat iedereen voortaan alles op dezelfde manier doet. Bepaal daarom voor elke handelingen hoe deze moet worden uitgevoerd en leg dit vast in routines/procedures. Hierbij is het wel belangrijk om niet elke uitzondering van tevoren te willen oplossen, want zo creëert u een wirwar aan procedures. Houd het zo simpel mogelijk en leg bijvoorbeeld vast dat één vaste functionaris bepaalt wat er in uitzonderingsgevallen gebeurt.
5. Bouw functiescheidingen in
   Let in elk geval op dat u zich niet uitsluitend beperkt tot wát er moet gebeuren, maar ook wíe welke taak uitvoert. In dit kader spreken we ook wel van controletechnische functiescheiding: door de juiste taken aan de juiste functionarissen toe te wijzen, kunt u fraude en fouten voorkomen, wat de betrouwbaarheid van uw financiële administratie enorm verbetert.
6. Maak optimaal gebruik van de automatisering
   Het is weliswaar 2019, maar als u nader onderzoek gaat doen naar de werkwijze in uw onderneming, zult u zich waarschijnlijk verbazen over wat er nog onnodig met de hand wordt gedaan. Ga na hoe de aanwezige automatisering optimaal kan worden gebruikt en investeer zo nodig in extra hardware en software.
7. Communiceer!
   Het succes van ieder verbeteringsproces staat of valt bij de mate waarin u alle wijzigingen communiceert. Betrek uw medewerkers vroegtijdig bij de veranderingen die hen aangaan, want zij zijn degenen die een en ander moeten uitvoeren. En u zult ongetwijfeld de nodige weerstanden moeten wegnemen, want: “We hebben het altijd zo gedaan en dat ging toch prima?” Communiceer op een heldere manier wat er van eenieder wordt verwacht en zorg zo nodig voor één of meer trainingssessies.

Ron de Proost is partner bij CFO Capabel en helpt u graag bij de professionalisering van uw financiële administratie.

Praktische Capabel Compact Scan.

Wilt u weten of uw bedrijfsvoering financieel gezond en toekomstbestendig is en of u alle financiële risico’s in beeld én onder controle heeft? Vraag dan nu de Capabel Compact Scan aan. Deze bedrijfsscan maakt een scherpe financiële analyse die u inzicht geeft in wat u kunt doen om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen en uw bedrijfsresultaat te verbeteren.

Uw investering in deze praktische scan bedraagt slechts € 750,-. Leidt de scan tot een opdracht, dan ontvangt u 50% van dit bedrag retour.

Meer informatie over de Capabel Compact Scan