“Van data naar wijsheid” – Datamanagement voor CFO’s – deel 1

In hoeverre moeten financials kennis van ICT en datamanagement hebben? Stond in het verleden de mens centraal en was ICT vooral een ondersteunende voorziening, nu wordt de rol van ICT steeds bepalender. Want enerzijds moet ICT bijdragen aan procesondersteuning van de organisatie (efficiëntie en effectiviteit). En anderzijds moet datamanagement – als onderdeel van ICT – bijdragen aan het gewenste inzicht en aan continue verbetering. Dus als u zich als CFO niet in technologie wilt verdiepen, dan is uw rol op korte termijn uitgespeeld.

Oneliners als “data is het nieuwe goud”, “data komt op de 1^e, 2^e en 3^e plek”, “datagedreven businessmodellen” klinken allemaal fantastisch. Ze wekken de illusie dat het hier om “plug & play” oplossingen gaat. Niets is minder waar. Inzicht in uw organisatie is van cruciaal belang om uw bedrijf op tijd bij te sturen en nieuwe initiatieven te ontplooien. Maar sturen op verkeerde informatie is moeilijker dan sturen zonder informatie. Hoe zorgt u ervoor dat uw informatie klopt? In deel 1 van de stoomcursus Datamanagement voor CFO’s laten wij u zien hoe u de stap van data naar informatie maakt. Dat begint bij de basis: het op orde krijgen van uw gegevens. Klinkt simpel, maar het is een hele klus!

Data, informatie en kennis

Maak om te beginnen onderscheid tussen data, informatie en kennis:

• Data (letterlijk: gegevens): een ruwe verzameling van feiten, symbolen, tekens, getallen, woorden etc.
• Informatie: een interpretatie van data door middel van een bepaalde ordening, presentatie of verbandlegging.
• Kennis: data en informatie worden toegepast zodat deze bruikbaar zijn en er een handeling mee kan worden verricht. Kennis moet uiteindelijk leiden tot wijsheid.

Visueel weergegeven ziet het pad van data naar wijsheid er als volgt uit:

Het belang van datamanagement

Adequaat datamanagement is voor iedere organisatie van vitaal belang om voortdurend meer kennis te verkrijgen en daardoor de benodigde wijsheid te verschaffen. Begin daarbij met het in kaart brengen van het gewenste ICT-landschap over 3-5 jaar. Dit wordt onder andere bepaald door:

(I) de bedrijfsstrategie;
(II) de benodigde versus de beschikbare middelen;
(III) de ICT-awareness van de organisatie.

Door de gewenste ICT-situatie met de huidige ICT-situatie te vergelijken krijgt u inzicht in de benodigde stappen en acties.

Succesvol datamanagement introduceren

Het doel van datamanagement is ervoor zorgen dat de aanwezige data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor de uitvoering van bedrijfsprocessen en het nemen van de juiste managementbeslissingen.

Datamanagement introduceren in een (grotere) MKB-organisatie vraagt om een pragmatische maar consistente aanpak met de volgende onderdelen:

1. Dataprincipes: de uitgangspunten die het benodigde kader scheppen.
2. Data-eigenaarschap: rollen en verantwoordelijkheden.
3. Dataorganisatie: overlegstructuur, processen en werkafspraken;
4. Datakwaliteit: de criteria waar de data aan moet voldoen.

De dataprincipes

De dataprincipes vormen het uitgangspunt van alle handelingen en besluiten op het gebied van data-en informatiebeheer. Elke handeling en elk besluit moet bijdragen aan:

• maximalisatie van gebruikerstevredenheid;
• informatiebeschikbaarheid conform de planning- en controlcyclus;
• optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen;
• compliancy met wet- en regelgeving en interne procedures;
• realisatie van de strategie;
• verbetering van kennis en wijsheid;
• de transitie van 1. Beschrijvende data naar 2. Diagnostische data naar 3. Voorspellende data naar 4. Voorschrijvende/dwingende data.

Het data-eigenaarschap

De taken van het data- en informatiemanagement bestaan primair uit het realiseren van de principes. De data- en informatiemanagementfunctie bestaat onder meer uit een (technisch) databeheerder, een stamdatabeheerder en een informatiemanager.

De (technisch) databeheerder is onder andere verantwoordelijk voor:

• Technische architectuur opslag en beheer van de data;
• Technische inrichting om tijdige ontsluiting van data mogelijk te maken;
• (Toegangs-)beveiliging van de data;
• Waarborgen van de continuïteit van de data.

De stamdatabeheerder is onder andere verantwoordelijk voor:

• De kwaliteit van de data (ACCU = Accuraat, Correct, Compleet, Uniek);
• Beschrijven en in de applicatie inrichten van CRUD-rechten (Create, Read, Update, Delete);
• Optimalisatie van de inrichting van de software, samen met de applicatiebeheerder;
• Beoordeling van de inrichting van interfacing, actualisatie en data-uitwisseling;
• Actieve deelname in de ICT-overlegstructuur.

De informatiemanager is onder andere verantwoordelijk voor:

• Het onderhoud en up-to-date date houden van de planning- & controlcyclus;
• Periodieke validatie van queries, rapportages, visualisaties en dashboards;
• Optimalisatie van de inrichting van de software, samen met de applicatiebeheerder;
• De normstellingen, KPI’s en het onderhoud ervan;
• Actieve deelname in de ICT-overlegstructuur.

De omvang, structuur en frequentie van taken van de data- en informatiemanagement- functionarissen zijn nauw verbonden met de mate van complexiteit en afhankelijkheid van het primaire proces van de organisatie en van de betreffende databron (applicatie).

De dataorganisatie

De dataorganisatie heeft als doel het waarborgen van de gewenste kwaliteit van de data. Het geeft richting bij onder andere wijzigingen in de ICT-structuur, vaststellen van budgetten, consistentie, compliance en standaardisatie. Dit wordt bereikt door een mechanisme van planning, monitoring en handhaving toe te passen.

De datakwaliteit

Bij de datakwaliteit moet onderscheid gemaakt worden tussen de stamdata en (variabele) transactiedata:

Kwaliteit stamdata:

Benoem onderstaande velden voor iedere stamdatatabel binnen uw organisatie. Het lijkt veel werk, maar bij een adequaat gebruik ervan voorkomt het veel onduidelijkheid in de toekomst:

• Doel;
• Eigenaar;
• Waar te vinden;
• Waar gebruikt.

De kwaliteit van de stamdata is een voorwaarde voor de kwaliteit van de transactiedata.

Kwaliteit transactiedata:

• Juistheid: de mate waarin data correct en up-to-date zijn;
• Tijdigheid: de snelheid waarmee wijzigingen worden doorgevoerd;
• Volledigheid: de mate waarin alle data is ingevuld voor alle gegevensrecords;
• Beschikbaarheid: de beschikbaarheid van data op het moment dat daar behoefte aan is;
• Consistentie: de eenduidigheid van data tussen verschillende databronnen;
• Compliance: de mate waarin data voldoet aan de (interne) privacyregelgeving;
• Bedrijfsregels: de mate waarin processen voor invoer en controle voldoen aan de interne regels.

De kwaliteit van de transactiedata is een voorwaarde voor de kwaliteit van de informatie.

De waarde van goed datamanagement voor uw organisatie

Hebt u uw datamanagement op orde, dan levert dit waarde op voor uw organisatie; u bent immers meer flexibel en wendbaar door de snel beschikbare informatie. Hiermee kunt u als CFO goed onderbouwde adviezen geven en adequate besluiten nemen. Slimme oplossingen zoals BI-dashboards, process mining, artificial intelligence, robotisering en dergelijke komen dan binnen handbereik. Deze zorgen voor nog meer kennis en leiden uiteindelijk tot de gewenste wijsheid. De komende periode volgen er meer delen van de stoomcursus Datamanagement voor CFO’s. Daarin laten wij u onder meer zien hoe u de stappen van informatie naar kennis en van kennis naar wijsheid maakt.

Ondersteuning bij het opzetten van goed datamanagement?

Hebt u de kennis en ervaring voor de transformatie van data naar wijsheid niet zelf in huis? Dan kunt u een deskundige inschakelen. Deze helpt u onder meer bij het inventariseren en structureren van uw data, en het opzetten en uitwerken van de bijbehorende visuals. CFO Capabel ondersteunt u graag in dit proces, van analyse tot en met implementatie. Onder andere door het transformeren van data in overzichtelijke informatie helpt een van onze Capabele CFO’s u graag meer grip te krijgen op uw organisatie. Wilt u weten wat CFO Capabel voor u kan betekenen? Neem contact op met ons!

Contact opnemen