Nictiz

Over Nictiz

Nictiz ontwikkelt en beheert standaarden die digitale informatievoorziening in de Gezondheidszorg mogelijk maken. Nictiz schept onder andere een kader voor het eenduidig vastleggen en uitwisselen van informatie. Ook adviseert Nictiz en deelt ze kennis over digitale informatievoorziening in de zorg. Verder is Nictiz tijdelijk beheerder van het zorginformatiestelsel. De organisatie bestaat uit vier afdelingen: Strategie & Advies, Productontwikkeling & Beheer en Stelselbeheer en de afdeling Bedrijfsvoering die het geheel ondersteunt.

De situatie: grote verschillen tussen teams en onvoldoende in control

De afdeling Bedrijfsvoering van Nictiz zocht een Teamlead Finance. Omdat deze zoektocht moeizaam vorderde, besloot Nictiz de positie tijdelijk in te vullen met externe ondersteuning. Daarvoor hadden ze behoefte aan een zwaargewicht, een ervaren CFO die in de veranderende organisatie een duidelijke visie kon neerzetten én doorvoeren. Dit moest leiden tot een professionalisering op financevlak.

Fleur: “In 2022 kwam ik in dienst bij Nictiz met de opdracht om te bouwen aan een afdeling Bedrijfsvoering die de organisatie effectief en professioneel kan ondersteunen. Wat mij direct opviel waren de enorme verschillen tussen de teams: enkele teams waren strategisch, tactisch en operationeel al aardig op orde en bedreven. Bij andere teams, waaronder Finance, was nog wat meer te doen. De organisatie was financieel nog niet voldoende in control. Bijsturen of snel schakelen op onze financiële middelen was lastig. Elk jaar vragen wij onze instellingssubsidie aan en gedurende het jaar merkten we dat we te hoog of juist te laag uitkwamen doordat we niet tussentijds konden bijsturen. Ook het op tijd ontvangen van de forecasts en uren vanuit de organisatie was een heikel punt. Het was dus belangrijk dat de interim-CFO de vinger op de zere plek kon leggen en kon analyseren op welke wijze we in control konden blijven en bepaalde processen soepeler konden laten verlopen. Maar bovenal dat deze persoon goed kon omgaan met de onrust binnen het team, die kon doorbreken en de business kon ondersteunen en aanspreken op hun verantwoordelijkheden.”

De basis: heldere visie, duidelijke lijnen en aandacht voor de onderstroom

Victor Verstappen bood als interim-CFO op fulltime basis ondersteuning aan het Financeteam. Dat bestond na het vertrek van de teamlead nog uit vier personen: twee administratieve krachten en twee businesscontrollers. Nadat de ‘ist’ en de ‘soll’ waren bepaald, begon Victor met het definiëren van een duidelijke visie en het uitzetten van heldere lijnen waarlangs hij het team mee zou nemen. Omdat er binnen het team sprake was van veel uitval en vertrek, was het daarbij onvermijdelijk om ook te kijken wat er in de onderstroom speelde.

De resultaten: meer rust in het team en meer structuur

De inzet van Victor zou zo’n zes maanden duren, maar uiteindelijk werd dit bijna twee jaar omdat een nieuwe teamlead Finance op zich liet wachten. In deze twee jaar lukte het om meer rust in het team te krijgen en een stevige basis te leggen voor verdere professionalisering van de financefunctie. Enkele van de behaalde resultaten waren:

• een financieel plan inclusief concrete acties.
• gestructureerde inzet van de acties.
• betrouwbare cijfers, betere forecasting en meer ‘in control’.
• meer rust in het team en tevreden medewerkers.
• betere samenwerking en teamspirit.
• betere toegankelijkheid en ‘hospitality’ van team Finance richting de organisatie.
• meer vertrouwen vanuit de organisatie in team Finance.

Fleur: “Victor heeft het forecastingproces geprofessionaliseerd, en efficiënter en gebruiksvriendelijker gemaakt. En dat binnen de huidige mogelijkheden, want het ontbreekt ons nog aan de juiste software om de forecasting compleet te optimaliseren. Er staat nu een organisatie die in control is en tijdig kan bijsturen.”

De komende periode

Eind Q1 2025 startte de nieuwe Teamlead Finance. Na een soepele overdracht van alle werkzaamheden en lopende zaken, nam Victor afscheid van Nictiz.

Fleur: “We zijn er nog niet, maar de komende tijd gaan we verder met wat Victor in gang heeft gezet. Een nieuwe ERP-oplossing staat daarbij hoog op onze prioriteitenlijst, net als het optimaliseren van de planning- & controlcyclus. Daar ga ik me samen met de bestuurssecretaris én de nieuwe Teamlead mee bezighouden. Verder gaan we dit jaar voor het eerst een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren.”

Over de samenwerking

“De samenwerking met Victor verliep heel positief. Victor heeft heel snel door wat er aan de hand is en welke gevoeligheden er spelen. En hij heeft een talent om mensen op zo’n manier aan te spreken dat ze daarna lachend weglopen, ook al moet hij soms vervelende boodschappen brengen. Wat hij voor elkaar heeft gekregen is boven verwachting.”