Blog: bespreek uw cashflow in elk directieoverleg

Hoe bereidt u het directieoverleg voor? Stuurt u de directie een e-mail met de cashflow-forecast of neemt u de cijfers uitgebreid door tijdens het overleg? Het zal u wellicht verbazen, maar de cashflow elke maand bespreken in het directieoverleg voorkomt onaangename verrassingen. In deze blog legt Frans van Lint u uit hoe dat zit.

Misschien is het u ook wel eens overkomen: in de veronderstelling dat u alle inkomsten en uitgaven in beeld hebt, zet u een bedrag op deposito. Een paar dagen laten blijkt het banksaldo van uw lopende rekening plotseling te laag om salarissen of openstaande facturen te betalen. Blijkbaar heeft u over het hoofd gezien dat er nog een aanbetaling ging plaatsvinden voor een grote bestelling. “Hoe kan dat nou?” vraagt u zich verbijsterd af. Een oplossing heeft u niet direct voorhanden, want het geld weer opnemen uit het deposito is geen optie. Wat nu?

Regelmatig constateren wij dat het maandelijks bespreken van de cashflowplanning in het directieoverleg lang niet bij elke onderneming gebruikelijk is. Vaak maakt Finance rapportages voor zichzelf om te zien waar de risico’s liggen en wordt richting de directie volstaan met een overzicht op hoofdlijnen. Maar door de cashflowplanning tijdens elk overleg te bespreken, gaan de cijfers meer leven en voorkomt u situaties zoals hierboven beschreven.

Neem in elk directieoverleg in ieder geval de volgende twee overzichten mee:

Een overzicht van ontvangsten en uitgaven voor minimaal 8 weken vooruit. Gebruik de aging van debiteuren en crediteuren als basis, samen met de geplande salaris- en belastingbetalingen. Maak hierbij ook een inschatting van inkomsten en uitgaven waarvoor nog geen factuur is opgesteld of ontvangen.
Een rolling forecast voor ten minste 6, maar nog liever 12 maanden vooruit. Uiteraard is de forecast voor na 6 maanden wat meer een inschatting, maar het denkwerk helpt u bij het concretiseren van uw verwachtingen over de financiële cijfers van uw onderneming. Daarnaast geven deze cijfers al een realistisch beeld voor uw begroting.

Kijk naar de toekomst en leer van het verleden

Leer van de weerbarstigheid van de realiteit versus modellen en voorspellingen door uw prognose en de realisatie naast elkaar te leggen. Veelal komt u er zo ook achter dat u elementen bent vergeten mee te nemen, bijvoorbeeld investeringen, loonbelasting, vennootschapsbelasting, dividend en de jaarlijkse verzekeringspremies (inclusief de nacalculaties van de premies). Alleen maar naar de toekomst kijken en denken ‘wat gebeurd is, is gebeurd’ is niet voldoende. Zo leert u niet van het verleden. Misschien is dit niet het leukste karwei, maar wel ontzettend belangrijk voor een goed en compleet inzicht in uw financiële bedrijfsvoering.

Zes voordelen van maandelijkse cashflowbesprekingen

Periodiek verantwoording afleggen is een goede stok achter de deur om uw cijfers regelmatig grondig te bekijken en trends en realisatie tegen elkaar af te zetten. Dit geeft u meer zekerheid over uw voorspellingen.
U bent beter in staat om aan uw dagelijkse en kortetermijn financiële verplichtingen te voldoen.
Meerdere mensen zien meer dan één, dus de kans is groter dat afwijkingen en omissies tijdig worden gesignaleerd. Ook kunt u beter inspelen op onvoorziene afwijkingen.
U kunt eerder en beter actie ondernemen om openstaande facturen betaald te krijgen.
U kunt beter inschatten welk bedrag u verantwoord op deposito kunt zetten, zodat u optimaal profiteert van de renteopbrengst en minder risico loopt dit geld voortijdig weer op te moeten nemen. Als dit al mogelijk is, want over het algemeen zijn financiële instellingen niet genegen geld op deposito’s eerder vrij te geven dan na de afgesproken termijn.
Als u uw onderneming wilt verkopen, hebt u de cijfers van de afgelopen jaren direct paraat.

Tips voor het managen van uw werkkapitaal

Met de onderstaande tips komt u goed beslagen ten ijs tijdens het maandelijkse directieoverleg.

Debiteuren

Door consequent uw debiteurenoverzicht mee te nemen in het directieoverleg, speelt u kort op de bal. Onder andere door snel betalingsherinneringen te sturen en Sales in te schakelen als er niet wordt betaald.
Hanteer waar mogelijk een korte betalingstermijn. Zestig dagen aanhouden is niet verstandig, omdat u niet alleen lang moet wachten op uw geld maar ook het risico loopt dat u te laat ontdekt dat uw klant betalingsproblemen heeft. Met een goede korte betalingstermijn voorkomt u dat een debiteur oninbaar wordt. Overweeg eventueel om een korting te geven bij betaling binnen 2 weken.
Zorg dat u de kwaliteit van uw debiteuren goed in beeld heeft. Niets is vervelender dan niet worden betaald. En nog erger is het als u inmiddels al herhalingsverkopen hebt lopen op slecht betalende klanten. Verzeker desnoods uw betaling.

Crediteuren

Wees niet penny wise pound foolish door uw crediteuren later te betalen dan de afgesproken termijn. Doet u dit standaard, dan zal uw leverancier dit in de prijs verwerken. Of de kredietverzekeraar van uw leverancier geeft u een limiet, waardoor uw leverancier vooruitbetalingseisen moet stellen. Een negatieve beoordeling door kredietverzekeraars in verband met slecht betaalbedrag heeft een olievlekwerking op uw imago en verzekeringsruimte voor uw leveranciers. Dus houd uzelf én de andere partijen aan de afspraken, anders snijdt u zichzelf behoorlijk in de vingers.

Voorraden

Blijf kritisch op de hoogte van uw voorraden. Wordt er niet te snel besteld en aangevuld? Moet er nog steeds een aanbetaling worden gedaan, of heeft u een goede reputatie opgebouwd en kan de vooruitbetaling wegonderhandeld worden bij de leverancier?
Houd ook de ouderdom van uw voorraad in de gaten. Oude voorraad brengt vele risico’s met zich mee, zoals overschrijding van de houdbaarheid, waardevermindering of zelfs onverkoopbaarheid. Bepaal een kritisch moment en stel u zelf maandelijks de vraag welke acties nodig zijn om de oude voorraad te verbruiken of te verkopen.

Bonustip: manage uw salesfunnel

Uw salesfunnel staat in principe los van uw werkkapitaal, maar is zeer belangrijk voor een volledige forecast. Zorg dat u goed zicht houdt op het afsluiten van verkooporders. Offertes zijn leuk, maar alleen bevestigde orders bepalen het succes en daarmee uw cashpositie.

Bespreek elke maand uw cijfers, voorkom verrassingen

Manage uw banksaldo door maandelijks de cashflowplanning in de directie te bespreken. Geef uw werkkapitaalmanagement structureel aandacht in het directieoverleg. Niet alleen om uw cash te managen, maar ook om tijdig te signaleren wanneer het misgaat binnen uw onderneming. Uw cashflowplanning en realisatie in elk directieoverleg rapporteren, analyseren en bespreken is een must. Dit geeft niet alleen grote voordelen voor nu, maar ook voor als u over enkele jaren uw onderneming in de etalage zet. Wacht dus niet met het managen van uw werkkapitaal tot een jaar voordat u de onderneming verkoopt, dat is echt te laat. Een potentiële koper kijkt minimaal 3 jaar terug.

Lees ook onze blog over cashflow rapportage.

Ook kort op de bal spelen bij uw cashflowmanagement?

Bij CFO Capabel hebben we veel ervaring in het ondersteunen van mkb-organisaties bij het optimaliseren van hun financiële bedrijfsvoering. Wij helpen u graag bij het verkrijgen van inzicht in uw kasstromen en werkkapitaal, het maken van een optimale cashflowplanning voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering en het integreren van cashflowrapportages en -planning in uw P&C-cyclus.

Meer weten? Neem contact op met CFO Capabel.