Om uw onderneming optimaal te kunnen besturen, heeft u als directeur-grootaandeelhouder inzicht nodig in het reilen en zeilen van uw bedrijf. Voor dit inzicht is een goede managementrapportage noodzakelijk. Hierna bespreek ik vijf vereisten waaraan elke managementrapportage moet voldoen. Concludeert u straks dat uw rapportages niet aan al deze eisen voldoen, dan is het (laten) opzetten van een goede managementrapportage meteen één van uw topprioriteiten. Want het is net als met autorijden: zonder goed zicht op de weg, kunt u niet sturen.

1. Een goede managementrapportage verschaft inzicht (en dat is niet hetzelfde als informatie!)

De primaire doelstelling van een managementrapportage is het geven van inzicht. En in tegenstelling tot wat veel mensen lijken te denken, is dat niet hetzelfde als informatie. Een rapportage kan heel veel interessante cijfers bevatten, maar dat is vaak alleen maar informatie. Pas als u na afloop weet welke besluiten u moet nemen, is er sprake van inzicht in hoe uw onderneming reilt en zeilt.

Dit geeft overigens ook meteen aan waarom het niet voldoende is om enkel een boekhouder te hebben en geen controller of financieel directeur. Een boekhouder is in staat om correcte informatie aan te leveren, maar een controller of financieel directeur is in staat om een managementrapportage te maken die u inzicht verschaft.

2. Een goede managementrapportage is actueel → maandrapportage!

Het is noodzakelijk dat u uw onderneming voortdurend op basis van de actualiteit kunt besturen. Daarom moet u altijd beschikken over een actuele managementrapportage. Concreet betekent dit dat u élke maand een nieuwe rapportage nodig heeft. Elke lagere frequentie is niet afdoende.

3. Een goede maandrapportage heeft een duidelijke structuur

Een maandrapportage moet de volgende structuur hebben:

• een korte samenvatting van de gang van zaken én de voorstellen tot actie
• overzicht van de kengetallen (niet alleen financiële!) waarop wordt gestuurd
• overzichten op hoofdlijnen / geaggregeerde getallen
• bijlagen met gedetailleerde informatie

4. Een goede maandrapportage is visueel aantrekkelijk

Een maandrapportage moet visueel aantrekkelijk zijn. Concreet betekent dit:

• de juiste lettertypes/-grootte
• niet te veel vetgedrukte tekst
• plaatjes en grafieken
• kleurgebruik in zowel grafieken als cijfers: rood is voor negatieve verschillen, groen voor positieve verschillen

5. Een goede maandrapportage moet iets vertellen

Alles wat in de maandrapportage wordt gezegd en getoond, moet iets vertellen. Dit maakt het gebruik van referenties noodzakelijk. De rapportage moet dus referentiegetallen bevatten, zodat u de cijfers/resultaten kunt beoordelen ten opzichte van:

• doelstellingen
• vorige maand(en) of vorig jaar
• budgetten
• prognoses

Let op: voor een goed inzicht is het belangrijk dat wordt afgerond: geen centen en zo mogelijk alles in duizendtallen. Het gaat immers niet om informatie, maar om inzicht.

Frans van Lint is partner van CFO Capabel en onder meer gespecialiseerd in het sturen op de juiste managementinformatie. Frans helpt u graag bij het optimaliseren van uw managementinformatiesysteem, met gedegen analyses en rapportages.

Op zoek naar een stevige basis voor managementrapportages om effectief te kunnen sturen? Download hier onze whitepaper.